Aprende a gestionar los costos y gastos de tu empresa 

En un entorno cambiante de grandes retos económicos y financieros, las empresas deben desarrollar estrategias y tácticas que permitan  garantizar la sostenibilidad de los negocios, bajo unos escenarios de una alta competencia, alta volatilidad de las tasas de cambio y tasas de interés, bajo crecimiento en precios de venta, generación de ingresos a través del desarrollo de nuevos productos que implican cuantiosas inversiones en capital, egresos en publicidad y promoción para el posicionamiento de los productos, variaciones en las cargas impositivas para las empresas y en general, todo tipo de erogaciones propias para el desarrollo y gestión de las compañías.

Para lograr eficiencias organizacionales y productivas, cada vez cobra más importancia la implementación de herramientas de gestión que permitan la optimización y control de costos y gastos de las compañías, enmarcadas en efectuar una buena planificación y control de las erogaciones de recursos. Un eficiente proceso de gestión de costos y gastos no se debe sustentar exclusivamente en la reducción de los mismos, por el contrario, éstos deben estar alineados permanentemente con los objetivos y programas de desarrollo de negocios de la empresa. Es decir, toda erogación que efectué la organización deberá estar relacionada con futuros ingresos por operaciones, ser consecuente con las metas establecidas por la empresa y proporcionen beneficios económicos a todos los grupos de interés.  

En escenarios de escases y altos costos de los recursos, la administración deberá analizar en detalle las características, naturaleza, materialidad y objetivo de cada costo y gasto desembolsado, de tal forma que para cada rubro se determinen los beneficios derivados de la inversión. No basta con identificar los costos y gastos de la organización, también deberá efectuar una adecuada planeación de las actividades de operación, de inversión y de financiación y para cada una efectuar la debida asignación de recursos.

La administración debe efectuar un monitoreo continuo de los costos y gastos, para el efecto cuenta con una serie de herramientas de gestión que le permiten la optimización de recursos como: La contabilidad administrativa, planeación financiera, presupuestos, indicadores de gestión, Balance Scorecard (Cuadro de mando Integral), entre otros.  

Para lograr eficiencias en la gestión de costos y gastos debemos tener inicialmente un adecuado entendimiento de los mismos, de tal forma que los clasifiquemos de acuerdo a su finalidad, naturaleza y responsabilidad a saber.

Clasificación según su finalidad:

• Costo: El costo se define como un desembolso que se registra en su totalidad como un activo y se convierte en gasto cuando “rinde sus beneficios” en el futuro. Por consiguiente, una cuenta de costo es una cuenta de activo (ej. Inventarios).  Generalmente el costo ésta asociado principalmente a las unidades producidas en las empresas de manufactura y se divide en materias primas, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación CIF. En las empresas comercializadoras el costo se refiere al costo total de adquisición del producto a vender.
  
  
• Gasto: El gasto se define como un desembolso que se consume corrientemente, o como un costo que “ha rendido ya su beneficio”. Para fines de la contabilidad administrativa generalmente están asociados a la administración, ventas, financieros, impuestos, etc.

Clasificación según su naturaleza:

• Gastos Fijos: Son aquellos que, mes a mes, se mantienen constantes en su monto total, independientemente de las fluctuaciones en el volumen de ventas y producción. Como ejemplos de gastos fijos se tienen: Los arrendamientos, los salarios, los impuestos prediales, los seguros y la depreciación (en línea recta).
  
  
• Gastos Variables: Son aquellos que cambian en su monto total, directamente con las fluctuaciones en la producción o volumen del trabajo realizado. La producción debe medirse en términos de alguna base de actividad, como el número de unidades producidas, según sea las actividades del centro de responsabilidades. Ejemplos de costos variables en una fábrica son: las materias primas, la mano de obra directa, el consumo de energía eléctrica, etc.
  
  
• Gastos Semivariables: Son aquellos que no son fijos ni variables porque poseen las características de ambos. Al cambiar la producción, los gastos semivariables cambian en la misma dirección, pero no en proporción a la fluctuación de la producción.

Clasificación por áreas de responsabilidad o centros de costos:

Para lograr una mejor asignación de costos y gastos se hace necesario que su gestión se ejerza con responsabilidades asignadas a cada área o centro de trabajo, con un control independiente como mínimo para las áreas de producción, ventas, mercadeo, logística, administrativa y financiera. Para el efecto, es importante que desde el departamento de contabilidad se diseñe un adecuado catálogo de cuentas y se desarrolle una estructura de centros de costos, que permita una adecuada clasificación y contabilización de cada una de las erogaciones de recursos, de tal forma que con una periodicidad mensual, se permita fácilmente el análisis de cada partida y las respectivas desviaciones frente al presupuesto.

Optimización de costos y control de costos.

En razón a que el control de costos y gastos depende en su totalidad de la gestión de la administración, es importante que se establezcan programas dirigidos de optimización de costos, planificación y atención permanente a todas las decisiones generadoras de costos y gastos, avaluados directamente por la Gerencia en espacios periódicos de tiempo no superiores a un mes.  En este sentido, es recomendable efectuar una clasificación de los desembolsos en controlables y “no controlables”, siendo los controlables los que se encuentran directamente sujetos a la aprobación de una persona específica, donde cada responsable de la ejecución del desembolso, deberá tener una asignación específica y máxima para su ejecución.    

En relación con los costos “no controlables” que generalmente están asociados a costos y gastos de producción o adquisición de productos para ser comercializados, la gestión para su optimización deberá efectuarse de acuerdo a los volúmenes de actividad, donde se hace necesaria la aplicación de herramientas como: presupuestos variables de acuerdo al volumen de ventas, análisis de costo– volumen-utilidad, punto de equilibrio y análisis de costeo directo y márgenes de contribución.
Una vez clasificados y establecidas la estructura de costos y gastos de la organización, se establecerán los programas de optimización dirigidos principalmente a mejorar los métodos de trabajo, simplificar al máximo los procesos, determinar los riesgos de una posible reducción y planificar eficientemente los flujos de efectivo.

Planeación de costos y gastos

La asignación de costos y gastos para cada actividad, ya sea en forma directa a cada centro y según su participación, es fundamental para una adecuada planificación y gestión de los costos. Una adecuada asignación dependerá de la eficiente definición de los procesos de la empresa y cada uno con las actividades y proyectos a desarrollar durante un periodo determinado. Para el efecto, se deberá en forma anual y con desglose mensual asignar una partida presupuestal que incluirá como mínimo los presupuestos siguientes:

• Presupuesto del costo de materias primas, mano de obra directos y Costos Indirectos de fabricación (CIF): Una vez aprobado el presupuesto de ventas y producción, se hará la explosión de materiales para asignar las necesidades de compra de materia prima, la determinación de utilización de mano de obra y se calculan los costos indirectos de fabricación que corresponden a aquellos necesarios para la producción y no son atribuibles directamente al producto como: Arrendamiento edificios y maquinaría, mantenimiento, salarios supervisión, depreciaciones y amortizaciones, seguros, etc.
  
  
• Presupuesto de gastos de administración: Generalmente tienen un comportamiento fijo y por lo tanto debemos ser muy racionales en su presupuestación. Se desarrollan inmediatamente después de que el plan de ventas es aprobado y del presupuesto de producción. Se deberán asignar de acuerdo a su generación de valor a la operación. Los gastos de administración los componen los demás gastos no asociados a producción y ventas como: Gastos de la gerencia, administración y finanzas, seguros oficinas administración, asesorías legales, etc. Para su control anual, se recomienda presupuestarlos anualmente “base cero” es decir, pronosticarlos y aprobarlos de acuerdo a los planes de ventas y producción. 
  
  
• Presupuesto de gastos de ventas: Los gastos de ventas corresponden a todas las erogaciones necesarias para colocar los productos a disposición del cliente y en lo posible se deben presupuestar variables de acuerdo al presupuesto de ventas de la compañía, incluyen: Salarios de mercadeo, ventas y logística, comisión vendedores, mercadeo, material publicitario, almacenamiento, seguros, impuesto de industria y comercio, gastos de puntos de venta, etc.    
  
  
• Presupuesto de Estado de Resultados y Flujo de Caja: Para conocer los resultados reales de la organización e identificar las eficiencias en la operación y la optimización de costos y gastos, debemos generar un Estado de Resultados Integral y el Flujo de Caja, estados que nos permiten de manera consolidada determinar los beneficios de la organización, una vez optimizadas las cifras.

Compromisos para lograr eficiencia en costos y gastos:

La reducción de gastos tiene como objetivo final maximizar recursos y lograr mayor eficiencia en una empresa. Algunos pasos a considerar para iniciar este proceso son:

1. Conocer al detalle todos los gastos de operación.
2. Ejecutar las compras y gastos teniendo en cuenta las necesidades reales de la organización.
3. Desarrollo de proveedores y negociaciones que permitan economías de escala y ahorros en negociación.
4. Generar cultura del ahorro al interior de todas las áreas de la organización. Insistir en la responsabilidad del gasto a cada área de la organización.
5. Antes de adquirir o renovar maquinaria y equipos, efectuar el análisis detallado del costo-beneficio y diferentes mecanismos de financiación (ej. Leasing).
6. Ser exigentes en la elaboración de los presupuestos y su ejecución.
7. Control mensual de costos y gastos. Lograr cierres contables como mínimo el día 10 hábil del mes, para generar oportunidad en las decisiones y ejecución del gasto.
8. Diseñar mecanismos de compensación variable, medidos de acuerdo a los indicadores y resultados en el cumplimiento de objetivos de ahorros.
9. Efectuar análisis trimestral de las estructuras de costos y gastos y generar los correctivos en aquellas cifras que presenten desviaciones relevantes.
10. Cada cuenta deberá tener un responsable en su presupuestación y ejecución.