¿Cómo realizar el análisis interno y externo de la organización?
La planificación estratégica utiliza el clásico análisis del entorno externo y del ámbito interno “DAFO”, para la definición de los Objetivos Estratégicos y tácticos. Dicho análisis se basa en la identificación de las brechas institucionales que deben ser intervenidas a partir de acciones eficaces. En esa medida, esta técnica evidencia las variables y factores que impactan de manera positiva y negativa la realidad empresarial en un momento determinado y que pueden ser producto de debilidades y fortalezas organizacionales o de eventuales brechas y oportunidades.
El análisis DAFO permite realizar un diagnóstico dinámico de la institución. Es importante tener en cuenta que antes de comprometerse con obtener un resultado, es fundamental analizar si la organización está en condiciones de asumir dicho desafío. Los objetivos estratégicos representan aquello que la organización quiere alcanzar, estos pretenden garantizar el cumplimiento de la Misión y la Visión. En esa medida, existen ciertas restricciones institucionales, operativas, financiera, humanas, pero también ciertas condiciones favorables para optimizar el logro de dichos resultados.
Las restricciones pueden provenir de la propia organización (debilidades), o del ambiente externo (amenazas). Las condiciones favorables funcionan de la misma manera: pueden provenir desde el ámbito interno “fortalezas”, o del ambiente externo (oportunidades).
1. Análisis interno de la organización.
Para que el análisis interno sea eficaz y dé lugar a la toma de decisiones oportunas en la empresa, se requiere de la capacidad de autocrítica y autoevaluación. Así mismo, se hace necesario revisar cada una de las capacidades de la empresa que son imprescindibles para alcanzar las metas y los objetivos. El análisis interno permite definir las fortalezas, debilidades y carencias de la empresa al identificar aquellas destrezas, ventajas y factores claves de éxito, así como los principales factores desfavorables y críticos.
1.1 Fortalezas
Son los aspectos positivos internos de la organización ya que están bajo su control e influencia. Son los conocimientos, activos, tecnología, capital financiero y humano, procesos, experiencia, sensibilidades y actitudes que le brindan diferencias favorables a la compañía con respecto a sus competidores. Las fortalezas se alcanzan, se mantienen y acrecientan desde el interior de la empresa.
1.2 Debilidades
Son los factores negativos de la empresa que en algún momento la pueden llevar a una crisis o la debilitan ante sus competidores; su solución está en manos de la propia organización. Son deficiencias inherentes a la empresa que pueden existir desde la creación misma del modelo de negocio o creadas en las diferentes etapas del desarrollo empresarial. Las debilidades surgen desde el interior de la organización y afectan su posición competitiva.
2. Análisis externo de la organización
Las organizaciones necesitan del entorno para su existencia, subsistencia y crecimiento. Dicho entorno, normalmente, está constituido por instituciones, personas, estados, competencia, entre otros organismos que afectan directa o indirectamente la actividad y los resultados de la empresa. El panorama externo se puede dividir en Entorno General y Entorno Específico.
El Entorno General se puede estudiar desde el análisis PEST.
- Político legal: Los factores político y legislativo regulan el entorno en el que se desarrolla la actividad empresarial. Con medidas como la política fiscal, regulaciones laborales y del mercado, aspectos financieros, ambiente inversionista y relaciones internacionales se afectan directamente a las organizaciones.
- Económica: Esta dimensión hace referencia en la forma en que el Estado y la sociedad organizan la producción de bienes y servicios y su distribución. Se refiere a aspectos como la inflación, la distribución de la renta, la producción interna, el desempleo, el periodo económico (expansivo o recesivo).
- Socio-cultural: En esta dimensión se incluyen los patrones culturales de comportamiento y consumo, el sistema de valores, los hábitos, el nivel educativo, la organización, los grupos, la capacidad adquisitiva, la demografía, entre otros.
- Tecnológica: Se refiere al uso de la tecnología en los aspectos productivos de la sociedad.
El Entorno Específico se puede evaluar desde los siguientes aspectos:
- La competencia potencial: Se refiere a la amenaza de la entrada de nuevos competidores y productos sustitutivos.
- La competencia actual: Debemos de analizar el grado de competencia entre las empresas que forman el sector.
- El poder negociador de los clientes: Revisar de qué manera los argumentos de los clientes puedan propiciar ambientes favorables de negociación.
- El poder de negociación de los proveedores: Estos pueden presionar a través de los precios, los volúmenes y los plazos de entrega. En este punto, se pueden observar asuntos específicos de la materia prima y del número de proveedores que configuran el mercado.
- Los poderes públicos locales y sus acciones: La administración pública local influye en las condiciones de mercado mediante los planes de desarrollo. Dependiendo de las decisiones, generan oportunidades y beneficios o, por el contrario, inactividad en la dinámica sectorial.
- Característica de la oferta y demanda: Productos sustitutos, calidad y precios.
2.1 Oportunidades
Se refiere a situaciones en el ambiente de los negocios que la organización aún no contempla o incorpora a sus operaciones. Son circunstancias externas a la empresa que pueden ser aprovechados para reforzar su posición competitiva.
2.2 Amenazas
Son elementos existentes en el medio empresarial, social, cultural y económico que rodea a la empresa. En esa medida, son externos y están fuera de su control. La forma de mitigarlas es conociéndolas y llevando a cabo acciones para contrarrestarlas o para reducir su efecto negativo en la organización.
3. Matiz DAFO
En un ejercicio de planeación estratégica objetivo y práctico. El objetivo tras el análisis es convertir las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. La matriz DAFO es una herramienta que permite correlacionar los aspectos y hallazgos encontrados en el proceso de evaluación del entorno interno y externo.
Como se puede observar en la imagen, los resultados del cuadrante #1 sirven para concluir si se pueden aprovechar las fortalezas y así acceder de una manera más consistente a las oportunidades. También para evidenciar las oportunidades en aras de potencializar las fortalezas.
La correlación de componentes realizada en el cuadrante #2, permite apreciar la posibilidad total o parcial de disipar las amenazas utilizando las fortalezas, y en el sentido contrario, entender cómo las amenazas pueden atacar las fortalezas.
Por otra parte, en el cuadrante #3 se estudian las debilidades correlacionadas con las oportunidades. En este caso, se observa qué se puede perder en el caso de que no se resuelva las dificultades o falencias oportunamente.
Finalmente, el cuadrante #4 configura la situación de riego inminente que la empresa pueda tener. Este riesgo se puede dar por la sinergia entre los factores negativos internos y las fuerzas amenazantes externas.
Al hallazgo en la correlación o cruce de componentes lo denominamos tema, el cual debe ser clasificado como estratégico (E), de acuerdo con su relevancia los propósitos corporativos o tácticos (T), si corresponde a situaciones de nivel técnico y operativo que no afecten de manera importante la consecución de los objetivos trascendentales de la empresa.
Cada cuadrante de la matriz DAFO, puede dar indicios preliminares del enfoque para la formulación de estrategias en el plan de acción.
- Expansión y crecimiento
- Intervención del entorno o estabilidad
- Fortalecimiento
- Supervivencia
La matriz también expone un nivel de criticidad que puede definir la base para la priorización de temas. Este se interpreta en el siguiente orden:
Cuadrante #1: No crítico.
Cuadrante #2: Relativamente crítico.
Cuadrante #3: Crítico.
Cuadrante #4: Muy crítico.
Para establecer los temas en orden de prioridad, se debe tener en cuenta el análisis interno, así como la capacidad que tiene la empresa para dar solución en el corto o mediano plazo. En esa medida, se debe ser consciente de la realidad de la empresa, los recursos y el conocimiento con que cuenta y a los que puede acceder, la complejidad de la solución y la conveniencia de la misma.
Al analizar el orden de las soluciones, se debe tener en cuenta que, en algunos casos, la ejecución de las acciones tiene repercusión en otras áreas; estas consecuencias pueden ser positivas o negativas de acuerdo con el momento en el que se realicen. De esta manera, la solución de un tema puede representar el punto de partida para la solución de otro tema consecutivo.
La claridad en la redacción es fundamental para identificar fácilmente en qué se está fallando y qué implicaciones tendría la solución ideada para cada problemática.